Quanto custa um funcionário CLT para a empresa

Um funcionário com salário de R$ 3.000 custa cerca de R$ 4.866 por mês para uma empresa do regime normal — 62% acima do que aparece no contracheque. No Simples Nacional, o mesmo profissional sai por R$ 3.870. A diferença entre os dois números decide muita contratação.

A composição do custo

O salário registrado em carteira é a base sobre a qual incidem várias camadas de encargos. Em uma empresa tributada pelo Lucro Presumido ou Real, as principais são o INSS patronal de 20%, o RAT — seguro contra acidentes de trabalho, entre 1% e 3% conforme o risco da atividade — e as contribuições a terceiros, que somam 5,8% e financiam Sistema S, Incra, Sebrae e salário-educação.

Some a isso o FGTS de 8%, depositado mensalmente na conta vinculada do trabalhador, e as provisões de 13º salário e de férias acrescidas de um terço, que devem ser reservadas mês a mês porque são obrigações certas. Sobre essas provisões incidem os mesmos encargos.

A diferença que o Simples faz

Empresas optantes pelo Simples Nacional enquadradas nos anexos I, II, III e V não recolhem o INSS patronal de 20% nem as contribuições a terceiros — esses tributos já estão embutidos na alíquota do DAS. Resta o FGTS de 8% e as provisões.

Com isso, o mesmo salário de R$ 3.000 custa R$ 3.870 mensais, ou 29% acima do valor bruto, contra 62,2% no regime normal. É uma diferença de quase R$ 1.000 por funcionário por mês — cerca de R$ 12 mil por ano em cada contratação.

Atenção a uma exceção relevante: o Anexo IV, que abrange construção civil, limpeza, vigilância e advocacia, não tem a contribuição previdenciária patronal incluída no DAS. Empresas desse anexo pagam os 20% à parte, como no regime normal. Os detalhes estão em os anexos do Simples Nacional.

O que ainda não está nessa conta

Os números acima cobrem apenas os encargos obrigatórios sobre a remuneração. Há um segundo bloco de custos que varia por empresa e por convenção coletiva.

O vale-transporte é obrigatório quando solicitado, e a empresa arca com o que exceder 6% do salário do empregado. Vale-refeição ou alimentação, plano de saúde e seguro de vida frequentemente são impostos por convenção coletiva da categoria. Somam-se ainda os exames admissional, periódicos e demissional, equipamentos de proteção quando exigidos, e o custo de infraestrutura — mesa, computador, licenças de software.

O custo da saída

Contratar tem custo; desligar também. Na demissão sem justa causa, a empresa paga multa de 40% sobre todo o FGTS depositado durante o contrato, além de aviso prévio, 13º proporcional e férias proporcionais com o terço.

Em um contrato de três anos com salário de R$ 3.000, só a multa passa de R$ 3.400, sobre um saldo de FGTS superior a R$ 8.600. Por isso empresas bem administradas provisionam também esse passivo, e não apenas o 13º e as férias. As verbas completas estão detalhadas em o que o trabalhador recebe ao ser demitido.

As alternativas e seus limites

Diante do custo, empresas costumam avaliar três caminhos. O jovem aprendiz tem FGTS reduzido a 2% e encargos menores, mas exige matrícula em programa de aprendizagem e limite de idade e de jornada. O estagiário não gera vínculo empregatício e custa bolsa mais seguro e auxílio-transporte, porém depende de convênio com instituição de ensino, tem prazo máximo e não pode substituir função permanente.

A terceira é a contratação de prestador pessoa jurídica, que elimina os encargos — e traz risco relevante. Quando há pessoalidade, subordinação, habitualidade e onerosidade, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo e cobrar retroativamente tudo o que deixou de ser pago, com multas. A economia só é legítima quando a relação é efetivamente de prestação autônoma de serviços, não uma CLT disfarçada.

Como usar essa informação

Para quem contrata, a regra prática é não raciocinar pelo salário. Um orçamento de R$ 5.000 mensais por posição comporta um salário de cerca de R$ 3.850 no Simples, mas de apenas R$ 3.080 no regime normal — antes de benefícios. Planejar pelo salário e descobrir os encargos depois é a origem de boa parte dos apertos de caixa em pequenas empresas.

Para quem é contratado, a mesma conta explica por que uma proposta como pessoa jurídica costuma vir com valor nominal maior: a empresa transfere ao prestador o custo dos encargos e, junto com ele, a ausência de FGTS, 13º, férias e cobertura previdenciária automática. Comparar as duas propostas exige trazer tudo para a mesma base — e considerar quanto custaria contratar por conta própria a proteção que se perde, tema tratado em quanto o autônomo paga de INSS e em as regras do MEI.

Conteúdo informativo e educacional, sem aconselhamento contábil ou trabalhista. Cálculos com RAT de 2%, percentual que varia de 1% a 3% conforme o grau de risco da atividade; convenções coletivas podem impor benefícios adicionais que elevam o custo total.